ChatGPT-Schulung im Unternehmen: Inhalte, Dauer und Vorbereitung

Womit die Planung beginnt: eine Aufgabe, die häufig genug vorkommt

„Wir möchten effizienter werden“ reicht als Lernziel kaum aus. Präziser wäre: „Unser Projektteam soll aus freigegebenen Besprechungsnotizen eine überprüfbare Aufgabenliste erstellen können.“ Dann lassen sich Material, Übung und Erfolgskriterium bestimmen. Eine andere Gruppe braucht vielleicht eine belastbare Angebotsgegenüberstellung oder verständlichere interne Anleitungen.

Bitten Sie vorab jede beteiligte Rolle um eine typische Aufgabe: Was kommt herein? Was muss am Ende vorliegen? Wer verwendet das Ergebnis? An welcher Stelle entstehen Rückfragen oder Nacharbeit? Drei sorgfältig ausgewählte Fälle bieten oft mehr Lernstoff als zwanzig allgemeine Einsatzideen. Ein guter Schulungsfall ist überschaubar, wiederkehrend und fachlich prüfbar. Er enthält außerdem mindestens eine Schwierigkeit: eine fehlende Angabe, widersprüchliche Quellen oder eine unklare Zuständigkeit.

Welche Inhalte in eine ChatGPT-Schulung gehören

Vier Fähigkeiten bilden einen sinnvollen Kern: geeignete Aufgaben erkennen, brauchbaren Kontext bereitstellen, Ergebnisse fachlich prüfen und einen Arbeitsablauf wiederholen. Produktfunktionen werden dort ergänzt, wo sie diese Fähigkeiten unterstützen.

Beim Prompting braucht es keine Sammlung vermeintlich magischer Formulierungen. OpenAI empfiehlt verständliche Anweisungen und, soweit für die Aufgabe nötig, Angaben zu Ziel, Kontext, Ausgabe und Grenzen. Antworten lassen sich anschließend durch konkrete Rückmeldungen verbessern. OpenAI: Prompting

Didaktisch entscheidend ist der Vergleich: Welche Information fehlte im ersten Auftrag, und was änderte sich nach ihrer Ergänzung? „Formuliere professioneller“ kann eine Antwort glätten, ohne ihren Fehler zu beheben. „Die Lieferung ist noch nicht bestätigt; stelle Mittwoch deshalb als Vorschlag dar“ korrigiert einen sachlichen Mangel. Teilnehmende sollten diesen Unterschied an eigenen Ergebnissen erkennen.

Eine weitere Einheit sollte die Grenze zwischen Vorbereitung und Entscheidung behandeln. Wer darf einen Text nur entwerfen, wer darf Zusagen freigeben? Welche Angaben gehören in die freigegebene Arbeitsumgebung? Wo endet die Zuständigkeit des Teams? Diese Fragen werden an den tatsächlichen internen Regeln beantwortet.

Praxisübung 1: Die höfliche E-Mail mit einer falschen Zusage

Der folgende Fall ist fiktiv. Ein Lieferant meldet, dass von 120 bestellten Bauteilen zunächst 90 verfügbar sind. Die übrigen 30 könnten am Mittwoch versendet werden; die Produktionsplanung hat den Termin noch nicht bestätigt. Der Einkauf möchte den Eingang der Nachricht bestätigen und die offenen Punkte klären.

Die erste Gruppe erhält nur den Auftrag: „Schreibe eine freundliche Antwort an den Lieferanten.“ Die zweite Gruppe bekommt den vollständigen Kontext. Ein möglicher Arbeitsauftrag lautet:

Beispielauftrag

Entwirf eine Antwort unseres Einkaufs auf die beigefügte Lieferantenmeldung. Bestätige den Eingang der Nachricht. Bitte um einen verbindlichen Termin für die restlichen 30 Bauteile. Mittwoch ist bisher nur vorgeschlagen. Sage keine Mehrkosten und keine Änderung unseres Bedarfs zu. Höchstens 130 Wörter. Liste unter dem Entwurf auf, welche Informationen uns noch fehlen.

Danach prüfen die Gruppen die Entwürfe gegeneinander: Stimmen Mengen und Terminstatus? Wurde aus einer Möglichkeit eine Zusage? Ist die Frage so formuliert, dass der Lieferant sie beantworten kann? Enthält die E-Mail unzulässige Zugeständnisse? Auch eine stilistisch hervorragende Antwort fällt durch, wenn sie den falschen Termin bestätigt.

Für die zweite Runde wird der Fall leicht verändert: Der Lieferant bietet einen kostenpflichtigen Expressversand an. Die Teilnehmenden müssen die Vorlage anpassen und begründen, welche menschliche Freigabe nun erforderlich ist. So wird sichtbar, ob sie die Methode verstanden oder lediglich den ersten Prompt kopiert haben.

Praxisübung 2: Zwei Angebote, drei Vergleichsfehler

In einem weiteren fiktiven Fall liegen zwei Angebote für dieselbe interne Veranstaltung vor. Anbieter A nennt 4.800 Euro einschließlich Vorbereitung und Reisekosten. Anbieter B nennt 4.200 Euro zuzüglich Reise, lässt den Vorbereitungsumfang offen und bietet eine andere Teilnehmerzahl an. Die Aufgabe lautet, eine Entscheidungsvorlage zu entwerfen.

Die Teams sollen zunächst Vergleichsdimensionen festlegen: Leistungsumfang, Teilnehmerzahl, Voraussetzungen, bestätigte Gesamtkosten und offene Fragen. Erst danach vergleichen sie die Angebote. Ein brauchbares Ergebnis nennt B nicht einfach „600 Euro günstiger“, solange die Gesamtkosten und der Leistungsumfang nicht vergleichbar sind. Fehlende Angaben bleiben offen.

Der Lerngewinn liegt darin, vor der Textproduktion den Maßstab zu klären. Eine hübsche Tabelle kann eine falsche Vergleichslogik verbergen. Die fachliche Prüfung kontrolliert deshalb zuerst, ob dieselben Leistungen verglichen werden. Rechenweg und Zahlen folgen anschließend. Die Entscheidung bleibt bei der zuständigen Person.

Wie lange sollte die Schulung dauern?

Die folgenden Zeitrahmen sind Planungsempfehlungen, keine verbindlichen Kursstandards. Ein Impuls von 60 bis 90 Minuten kann Begriffe und erste Beispiele vermitteln. Für eigenständiges Üben, Feedback und einen zweiten Versuch reicht dieser Rahmen bei einer heterogenen Gruppe meist nicht aus.

Ein halber Tag eignet sich als begrenzte Vertiefung, wenn Zugänge funktionieren, Grundlagen vorhanden sind und eine eng umrissene Aufgabe bearbeitet wird. Ein ganzer Praxistag bietet Raum für gemeinsame Grundlagen, mehrere Übungsrunden und einen eigenen Arbeitsablauf. Zwei getrennte Termine können sinnvoll sein, wenn zwischen ihnen eine Anwendung im Alltag möglich ist. Der zweite Termin behandelt dann echte Schwierigkeiten.

Die BonusAI-ChatGPT-Schulung für Unternehmen ist als eintägiges Praxistraining angelegt. Welche Aufgaben darin behandelt werden, wird auf Zielgruppe, Zugänge und interne Leitplanken abgestimmt. Der Leitfaden dient dazu, diese Vorbereitung konkreter zu machen.

Vorbereitung: Was eine Woche vorher geklärt sein sollte

• Zielgruppe: Rollen, Vorwissen und zwei oder drei wiederkehrende Aufgaben sind benannt.
• Zugänge: Teilnehmende können sich mit dem vorgesehenen Konto anmelden; benötigte Funktionen wurden praktisch erprobt.
• Material: Kurze, fiktive oder ausdrücklich freigegebene Beispiele liegen vor. Bloß Namen zu entfernen macht vertrauliche Unterlagen nicht automatisch geeignet.
• Regeln: Zulässige Daten, verfügbare Werkzeuge, Freigaben und Ansprechpartner sind geklärt.
• Bewertung: Für jede Übung steht fest, woran ein fachlich brauchbares Ergebnis erkennbar ist.
• Transfer: Es gibt einen verantwortlichen Ansprechpartner und einen Termin, an dem die erste Anwendung besprochen wird.

Bei Gruppen mit stark unterschiedlichem Vorwissen kann ein kurzer technischer Einstieg vor dem eigentlichen Training helfen. Routinierten Teilnehmenden lassen sich schwierigere Varianten derselben Aufgabe geben. Dadurch bleibt eine gemeinsame Diskussion möglich, ohne allen dieselbe Lerngeschwindigkeit aufzuzwingen.

Was nach dem Training übrig bleiben sollte

Ein nützliches Ergebnis ist eine knappe Arbeitsanweisung je Anwendungsfall: geeigneter Ausgangspunkt, benötigte Informationen, Beispielauftrag, Prüfkriterien und Freigabe. Eine lange Prompt-Sammlung ohne diese Angaben lässt sich schwer zuverlässig einsetzen.

Für wiederkehrende Arbeit können ChatGPT-Projekte zusammengehörige Chats, Quellen und Anweisungen bündeln. Quellen müssen im jeweiligen Projekt tatsächlich bereitgestellt oder verbunden sein; allein die Organisation als Projekt schafft keinen beliebigen Datenzugriff. OpenAI: Projekte und Chats

Für eine erste Auswertung schlagen wir einen Zeitraum von zwei Wochen vor. Das Team erfasst bei einigen vergleichbaren Fällen die Zeit bis zum akzeptierten Ergebnis, einschließlich Vorbereitung und Prüfung. Es hält zudem fest, welche Fehler entdeckt wurden und welche Rückfragen offenblieben. Die Zahl versendeter Prompts allein beantwortet keine dieser Fragen.

Die nächste Schulungsentscheidung ergibt sich aus diesen Beobachtungen. Wenn die Eingaben unvollständig sind, braucht es bessere Vorbereitung. Wenn Fehler übersehen werden, braucht es fachliche Prüfroutinen. Wenn ein Ablauf zuverlässig funktioniert, kann die Methode auf die nächste passende Aufgabe übertragen werden.